CSRD-Probebericht: Der sichere Weg zur Berichtspflicht 2028

Mit dem EU-Nachhaltigkeits-Omnibus I hat sich der zeitliche Rahmen für viele Unternehmen verändert: Für Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden und über 450 Millionen Euro Umsatz beginnt die CSRD-Berichtspflicht künftig erst mit dem Geschäftsjahr 2027.

Auf den ersten Blick klingt das nach deutlich mehr Zeit für die Vorbereitung. Doch wer vom ersten Berichtstermin zurückrechnet, erkennt schnell: Der zeitliche Puffer ist kleiner, als es zunächst scheint. Viele Unternehmen haben bereits mit der Vorbereitung begonnen, diese jedoch aufgrund der Verschiebung der Berichtspflicht unterbrochen. Nun gilt es, an bereits angestoßene Prozesse anzuknüpfen, teilweise unter veränderten personellen Voraussetzungen im Team.

Gleichzeitig bleiben die zentralen Aufgaben bestehen: Wesentlichkeitsanalyse, Datenerhebung, interne Abstimmungen und die Vorbereitung auf die Prüfung benötigen Zeit und müssen aufeinander abgestimmt werden. Umso wichtiger ist es, den aktuellen Stand frühzeitig zu überprüfen und bestehende Lücken sichtbar zu machen. Ein Probebericht schafft dafür eine konkrete Grundlage und zeigt, wo noch Handlungsbedarf besteht.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Berichtspflicht: Für Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden und einem Umsatz von über 450 Mio. € gilt die CSRD für Geschäftsjahre ab 2027. Der erste Bericht ist damit 2028 vorzulegen. Die Regelung wurde mit dem EU-Omnibus final festgelegt. Noch ausstehend ist die nationale Umsetzung der Vorgaben in deutsches Recht, insbesondere ins HGB.
• 2026 als Testjahr nutzen: Ein Probebericht für das Geschäftsjahr 2026 ermöglicht es, den späteren Berichtsprozess frühzeitig zu erproben, Prozesse, Datenbasis und Verantwortlichkeiten gezielt weiterzuentwickeln und rechtzeitig in den Austausch mit dem Wirtschaftsprüfer zu gehen.
• Risiken frühzeitig erkennen: Der Probebericht macht Datenlücken, unklare Zuständigkeiten und potenzielle Prüferfragen sichtbar. So bleibt ausreichend Zeit, die identifizierten Schwachstellen vor dem ersten verpflichtenden, zu prüfenden Bericht zu beheben.

Warum sich ein Probebericht lohnt

Ein Probebericht zeigt auf, wo bei Industrieunternehmen Prozesse und Strukturen in der Praxis noch Lücken aufweisen. Dazu gehören beispielsweise fehlende Scope-3-Daten von Lieferanten, unklare Verantwortlichkeiten für einzelne ESRS-Themen oder noch nicht etablierte Freigabeprozesse nach dem Vier-Augen-Prinzip. Besonders herausfordernd ist dies für Unternehmen mit mehreren Standorten und Gesellschaften: Kennzahlen werden häufig unterschiedlich erhoben, definiert oder dokumentiert und müssen für die CSRD-Berichterstattung über alle Einheiten hinweg vereinheitlicht, harmonisiert und konsolidiert werden.

Die identifizierten Schwachstellen lassen sich gezielt bearbeiten: Prozesse können optimiert, Verantwortlichkeiten geklärt, Datenlücken geschlossen und einheitliche Erhebungs- und Konsolidierungsprozesse etabliert werden. So bleibt ausreichend Zeit, notwendige Anpassungen umzusetzen, bevor die Anforderungen des verpflichtenden Berichts unter Zeitdruck erfüllt werden müssen.

Darüber hinaus hilft ein Probebericht, den tatsächlichen Aufwand realistisch einzuschätzen. Er zeigt, welche Ressourcen, Daten und Prozesse für den späteren Pflichtbericht benötigt werden und welche Handlungsfelder besonders dringlich sind.

Zeitplan in 9 Schritten: vom Probebericht zur Berichtspflicht

Schritt-für-Schritt Übersicht für Industrieunternehmen zur Erstellung eines Probeberichts, um 2028 einen prüfungssicheren CSRD-Bericht vorlegen zu können.

1. Berichtsziel definieren

Empfohlener Zeitraum: September 2026

Vor Beginn der Berichterstattung gilt es zu klären, welches Ziel der Bericht erfüllen soll. Drei Fragen helfen dabei:

1. Welche ESG-Daten und Berichtsformate werden bereits angefragt (z. B. Nachhaltigkeitsbericht, ISO 14001, EcoVadis, CDP)?
2. Welche ESG-Daten sollen zusätzlich erhoben oder veröffentlicht werden (z. B. CO₂-Bilanz, Schulungsstunden pro Mitarbeitenden, Präventionsmaßnahmen gegen Korruption)?
3. In welche Kategorie der finalen EU-Omnibus-Entscheidung fällt das Unternehmen und ab wann besteht damit Berichtspflicht?

ESRS oder VS(ME) als Basis

Unabhängig vom finalen Ausgabeformat empfiehlt es sich, zunächst mit einem ESRS- oder VS(ME)-Bericht als zentraler Grundlage zu starten. Alle relevanten ESG-Daten werden an einem Ort gebündelt, sodass Datenpunkte je nach Bedarf ausgewählt, ausgeschlossen oder individuell ergänzt werden können und der Fokus auf den wesentlichen Inhalten bleibt. In einem zentralen Tool wie Tanso arbeiten Datenlieferanten in einem klar definierten Prozess, der sich von Jahr zu Jahr weiterentwickelt.

Welches Unternehmen nach der finalen Omnibus-Einigung tatsächlich berichtspflichtig wird, zeigt die folgende Übersicht:

2. Doppelte Wesentlichkeitsanalyse (DWA) erstellen

Empfohlener Zeitraum: September - Oktober 2026

Die doppelte Wesentlichkeitsanalyse (DWA) entscheidet, welche ESRS-Datenpunkte relevant sind und bildet den ersten inhaltlichen Schritt jeder CSRD-Berichterstattung.

Bereits während der DWA-Phase empfiehlt sich der frühzeitige Austausch mit dem Wirtschaftsprüfer. Das Ambitionsniveau kann sich zwischen Wirtschaftsprüfern unterscheiden und wird sich mit den ersten Berichtsjahren weiterentwickeln. Wer seinen Prüfer bereits in dieser Phase einbezieht und dessen Anforderungen früh klärt, vermeidet nachträglichen Anpassungsaufwand im späteren Berichtsprozess.

Liegt noch keine DWA vor, gibt es grundsätzlich drei Wege:

1. Externe DWA, nur Ergebnis übernehmen: Liegt bereits eine extern durchgeführte DWA vor, die nicht weiter verändert werden soll, reicht es, das Ergebnis (die wesentlichen Unterthemen) inklusive Dokumentation im Berichtstool zu hinterlegen.
2. Externe DWA, Ergebnis und Inhalt übernehmen: Die (Zwischen-)Ergebnisse inklusive IRO-Definitionen und Bewertungen werden strukturiert übertragen, um die DWA auch in Folgejahren als Grundlage zu nutzen und weiterzuentwickeln.
3. Neue DWA erstellen: Die IROs werden von Grund auf erarbeitet. Manuell oder mit Unterstützung eines KI-gestützten, branchenspezifischen IRO-Generators, der typische Auswirkungen, Risiken und Chancen vorschlägt und so gerade beim ersten Durchlauf den Interpretationsaufwand reduziert. Die Tanso Software bietet diese Funktion direkt integriert an.

„Die Verwendung von Tanso hat komplexe EFRAG-Vorgaben für uns verständlich und greifbar gemacht. Nachdem wir die doppelte Wesentlichkeitsanalyse noch ohne Tanso absolvieren mussten, war es uns wichtig, dass deren Ergebnisse sehr unkompliziert zu übertragen waren. Die intuitive Software ist uns bei diesem Schritt enorm entgegengekommen und wird uns auch die Auswahl der passenden Datensets und den Einstieg in die Datenerhebung künftig sehr erleichtern.”

Julia Eisert

Referentin Governance, Compliance & Sustainability bei EMAG

3. Bericht anlegen und vorbereiten

Empfohlener Zeitraum: Oktober 2026

Nach Möglichkeit sollte ein bestehender Vorjahresbericht als Ausgangsbasis genutzt werden: Berichtsstruktur, interne Anweisungen, Begründungen für ein- und ausgeschlossene Datenpunkte, Datenanfragen und Verantwortlichkeiten lassen sich in vielen Tools automatisch übernehmen. Die erhobenen Rohdaten selbst idealerweise nicht, um Fehler durch veraltete Werte zu vermeiden, sollten aber weiterhin einsehbar bleiben. Handelt es sich um den ersten Bericht, wird der ESRS- oder VS(ME)-Bericht neu angelegt. Anschließend gilt für beide Fälle:

• DWA-Ergebnisse prüfen: Nicht-wesentliche Datenpunkte sollten ausgeschlossen, neu wesentliche ergänzt werden. Wird ein zuvor bewusst ausgeschlossener, aber wesentlicher Datenpunkt wieder eingeschlossen oder umgekehrt ein bislang wesentlicher Datenpunkt ausgeschlossen, sollte die jeweilige Begründung nachvollziehbar dokumentiert werden.
• Ersten Überblick verschaffen: Ein erster Überblick klärt: Wie viele Datenpunkte sind je Standard zu erheben? Welche sind quantitativ, welche qualitativ? Wo fehlen noch Verantwortlichkeiten? Wie lief die Datenerhebung im Vorjahr (zentral vs. dezentral)?
• Gap Assessment prüfen oder starten: Ein Gap Assessment zeigt, welche Daten bereits vorliegen und wo Lücken bestehen. Für einen ersten Probebericht ist dieser Schritt besonders wertvoll, weil er genau die Prozesse sichtbar macht, die bis 2027 noch aufgebaut werden müssen.
• Freiwillige und Phase-in-Datenpunkte optional ausschließen: Für einen Probebericht lässt sich der Berichtsumfang gezielt auf Datenpunkte konzentrieren, die entweder heute schon vorliegen oder strategisch besonders relevant sind. Dieser Freiheitsgrad ist beim freiwilligen Bericht deutlich größer als unter Berichtspflicht.
  Wichtig: Sobald tatsächlich CSRD-Berichtspflicht besteht, dürfen wesentliche Datenpunkte nur noch im Rahmen der offiziellen Phase-in-Regelungen (Anhang C ESRS 1) oder als freiwillige/nicht-wesentliche Datenpunkte ausgeschlossen werden, nicht mehr aus reiner Fokus-Entscheidung heraus.
• Benutzerdefinierte Datenpunkte ergänzen: Zusätzlich relevante Kennzahlen lassen sich ergänzen, etwa EcoVadis-Datenpunkte, Product Carbon Footprints (PCFs) oder detailliertere Wasser- und Abfalldaten.

4. Datenerhebung vorbereiten

Empfohlener Zeitraum: November 2026

Die Struktur steht, jetzt braucht es einen klaren Erhebungsprozess für das gesamte Geschäftsjahr 2026:

• Quantitative Datenpunkte priorisieren: Bereits vorhandene Daten aus ERP-, HR- oder Energiemanagementsystemen sollten zunächst genutzt und auf Vollständigkeit geprüft werden. Gleichzeitig empfiehlt sich die Etablierung einer einheitlichen, unternehmensweiten Datenerhebung für noch ausstehende Zeiträume. So entsteht eine konsistente Datengrundlage und die Lücke zwischen rückwirkender Datenerfassung und laufender Datenerhebung wird geschlossen.
• Qualitative Datenpunkte strategisch angehen: Diese lassen sich flexibler ergänzen, auch mit dem Hinweis, dass Informationen noch nicht vollständig vorliegen. KI-gestützte Tools können beim Formulieren unterstützen, der interne Abstimmungsaufwand sollte dabei aber nicht unterschätzt werden.
• ESG Analytics mitdenken: Schon jetzt lohnt es sich zu überlegen, welche Auswertungen später gebraucht werden (Zeitvergleiche wie Gender Pay Gap im Jahresvergleich, Standortvergleiche wie Arbeitsunfälle pro Standort), damit Datenanfragen entsprechend granular aufgesetzt werden.
• Kernteam benennen: Datenpunktverantwortliche Person sollte für bestimmte Bereiche benannt werden, zum Beispiel die Personalleitung für S1-Daten oder die Finanzleitung für monetäre Kennzahlen.
• Kick-off-Meeting durchführen: Im Team gemeinsam klären: Was ist der Bericht und warum entsteht er? Wer ist wofür verantwortlich? Bis wann müssen welche Daten vorliegen? Wie werden Rückfragen geklärt?
• Hilfestellungen zentral bereitstellen: Für jeden Datenpunkt sollte definiert werden, was genau benötigt wird, und festgelegt werden, wie das Team Rückfragen klärt, etwa über interne Anweisungen direkt am Datenpunkt, Kommentarfunktionen oder den Vergleich mit Vorjahreswerten.

5. Daten erheben

Empfohlener Zeitraum: Ab Dezember 2026

Liegen Daten zentral vor, werden sie direkt in das Berichtstool eingetragen. Bei dezentraler Erhebung wird pro Standort oder Abteilung eine Datenanfrage erstellt:

• Eine verantwortliche Person je Standort oder Abteilung bestimmen und den passenden Systemzugang sicherstellen.
• Die passenden Datenanfragen erstellen und die verantwortliche Person informieren, sobald ein Datenpunkt zur Bearbeitung ansteht.
• Die zuständige Person füllt die Daten aus, hinterlegt optional einen Beleg oder eine Erläuterung und reicht den Datenpunkt ein.
• Die datenpunktverantwortliche Person prüft die eingereichten Antworten und konsolidiert sie.

Wir empfehlen, mit den quantitativen Daten zu beginnen, da diese am längsten Vorlauf brauchen. Wichtig ist, dass alle Datenlieferanten nach demselben, klar kommunizierten Prozess arbeiten. Das reduziert Rückfragen im späteren Prüfprozess erheblich.

Für die spätere Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer ist eine durchgängige Dokumentation entscheidend. Jeder Datenpunkt sollte mit einem nachvollziehbaren Beleg hinterlegt sein, etwa Rechnungen, Zertifikate, Berechnungsformeln, ausgewertete Rohdaten oder eine dokumentierte Herleitung. Auch qualitative Angaben brauchen eine belastbare Quellenangabe; wo Werte geschätzt werden, sollte die Schätzmethodik transparent dokumentiert werden. Ein Probebericht zeigt, wo Nachweise noch nicht systematisch abgelegt sind und die Ablagestruktur bis zum Pflichtbericht nachgezogen werden sollte.

„Als Tochtergesellschaft eines kapitalmarktorientierten Unternehmens war der CSRD-Testbericht für uns eine entscheidende Vorbereitung, um den umfangreichen Datenrücklauf gezielt zu steuern und den Berichtsprozess strukturiert aufzusetzen. Gerade wenn man mehr Zeit für die Vorbereitung hat, hilft es, den Prozess schrittweise aufzubauen und die Daten zu sondieren.”

Anja Brauneder

Sustainability Manager bei Pankl Racing Systems

6. Daten konsolidieren

Empfohlener Zeitraum: Ab Februar 2027

Für das vorgeschriebene Vier-Augen-Prinzip braucht jeder Datenpunkt eine freigebende Person. In der Regel übernimmt diese Rolle die Projektleitung. Jeder Datenpunkt sollte vor der finalen Freigabe auf Korrektheit und Nachvollziehbarkeit geprüft werden. Automatische Erinnerungen vor dem Fälligkeitsdatum helfen zusätzlich, den Überblick zu behalten.

7. Bericht schreiben & abschließen

Empfohlener Zeitraum: März/April 2027

Sind alle Datenpunkte finalisiert, ist der ESRS- oder VS(ME)-Bericht inhaltlich fertig. Bei größeren Unternehmen ist zusätzlich eine formale Freigabe durch Geschäftsführung, Vorstand oder Aufsichtsrat erforderlich. Freigabeprozesse und Sitzungstermine können mehrere Wochen Vorlauf beanspruchen und sollten daher frühzeitig eingeplant werden. Es empfiehlt sich, entscheidungsrelevante Kennzahlen und Kernaussagen bereits in Zwischenständen mit dem Führungsteam abzustimmen, um spätere Nachjustierungen zu vermeiden.

8. Learnings dokumentieren & Daten für weitere Reportings nutzen

Empfohlener Zeitraum: April - Juli 2027

Der Probebericht für Geschäftsjahr 2026 ist damit abgeschlossen. Die erhobenen Daten und der erprobte Prozess lassen sich nun gezielt weiterverwenden:

• Nachhaltigkeitsbericht: In Zusammenarbeit mit Marketing oder einer Agentur lässt sich ein eigener Bericht veröffentlichen, der zugleich als Nachweis für Kundenanfragen dient.
• EcoVadis: Der Bericht lässt sich als Anhang nutzen, mit Verweis auf die relevanten Seiten.
• CDP, SAQ 5.0 und weitere Formate: Die bereits erhobenen Daten lassen sich wiederverwenden, statt sie erneut abzufragen.
• Visualisierungen: Ergebnisse lassen sich anschaulich kommunizieren, zum Beispiel der Gender-Pay-Gap im Jahresvergleich.

9. Zyklus für Pflichtbericht 2027 starten

Empfohlener Zeitraum: Juli 2027 – April 2028

Ab Mitte 2027 startet der Berichtszyklus für den ersten verpflichtenden CSRD-Bericht (fällig April 2028). Da Prozess, Datenpunktstruktur und Verantwortlichkeiten aus dem Probebericht bereits stehen, verlagert sich der Fokus auf Verfeinerung, DWA-Aktualisierung und die frühe Einbindung des Wirtschaftsprüfers:

• DWA aktualisieren: Vor der Erstellung des Pflichtberichts sollte die DWA auf Basis der bestehenden Struktur überprüft und angepasst werden. Veränderungen im Geschäftsmodell, neue regulatorische Anforderungen oder Erkenntnisse aus dem Probebericht können dabei einfließen.
• Wirtschaftsprüfer frühzeitig einbinden: Der Wirtschaftsprüfer sollte den Prozess von Anfang an begleiten, idealerweise mit einer ersten Abstimmung auf Basis des Probeberichts, um Prüfschwerpunkte und methodische Erwartungen zu klären.
• Optimierte Prozesse übernehmen: Angepasste Datenerhebungs-, Freigabe- und Konsolidierungsprozesse aus dem Probebericht werden direkt in den Pflichtzyklus überführt.

Fazit: Mit einem Probebericht gut auf die CSRD vorbereiten

Ein Probebericht bietet die Möglichkeit, den Berichtsprozess frühzeitig zu erproben und bestehende Lücken gezielt zu schließen, ohne den Zeitdruck einer gesetzlichen Berichtspflicht. Dafür müssen die grundlegenden Entscheidungen zu Datenerhebung und Berichterstattung jetzt getroffen werden. Nur so bleibt ausreichend Zeit, Mitarbeitende mit den neuen Prozessen und Anforderungen vertraut zu machen und die Abläufe vor dem ersten Pflichtbericht zu testen.