PPWR-Software, ERP oder Excel: Welcher Ansatz passt zu meinem Industrieunternehmen?

Ab dem 12. August 2026 braucht jede Verpackung, die in der EU in Verkehr gebracht wird, eine Konformitätserklärung (DoC) – mit vollständiger technischer Dokumentation, nachweisbaren Materialangaben und einem prüfungsfähigen Audit-Trail. Für Unternehmen mit mehreren Hunderten, oder sogar Tausenden Verpackungen ist das nicht nur eine Berichtspflicht, sondern ein Datenproblem.

Wer heute nach einer Lösung sucht, um am Stichtag Konformität sicherzustellen, trifft auf vier grundlegend verschiedene Ansätze: manuelle Tabellen, das bestehende ERP-System, spezialisierte Verpackungssoftware und plattformbasierte Lösungen für Produkt- und Nachhaltigkeits-Compliance. Sie unterscheiden sich nicht nur im Funktionsumfang, sondern in dem, was sie grundsätzlich können – und was nicht.

Excel: Einstieg, der nicht mitwächst

Fast alle Unternehmen beginnen hier. Excel ist vorhanden, vertraut, sofort einsatzbereit. Für eine erste Bestandsaufnahme des Verpackungsportfolios funktioniert das.

Das Problem tritt auf, wenn aus der Bestandsaufnahme regulatorische Compliance werden soll. Die PPWR verlangt Konformitätserklärungen (DoC) und technische Dokumentationen auf Bestandteilebene: pro Verpackungseinheit, nicht pauschal. Eine Tabelle kann diese Informationen speichern, aber nicht bewerten. Sie weiß nicht, ob ein Schadstoffgrenzwert eingehalten wird, ob der Rezyklatanteil ausreicht oder ob die Recyclingfähigkeit nach PPWR-Artikel 6 gegeben ist. Das bleibt Handarbeit und ist fehleranfällig, nicht skalierbar, nicht revisionssicher.

Hinzu kommt das Lieferkettenproblem: Fehlende Materialangaben müssen per E-Mail bei Lieferanten angefordert werden. Wer das über Dutzende oder Hunderte Zulieferer koordiniert, weiß, was das bedeutet: keine nachvollziehbare Datenhistorie, keine systematische Nachverfolgung, kein Audit-Trail. Im Prüfungsfall durch Marktaufsichtsbehörden lässt sich das kaum verteidigen.

Ähnlich wie für ESG-Reporting ist Excel kein tragfähiges Fundament für PPWR-Compliance, auch nicht als Übergangslösung, wenn das Portfolio mehr als überschaubar ist.

ERP und Einkaufssoftware: Datenquelle, nicht Compliance-System

Die Überlegung ist naheliegend: Materialstämme, Lieferantenbeziehungen, Produktstrukturen, Gewichte – viele Daten, die von der PPWR gefordert werden, liegen bereits im ERP. Einige Anbieter haben inzwischen erste Module für Verpackungsdaten oder EPR-Meldepflichten entwickelt.

Wer bereits vollständig in einer ERP-Welt operiert, findet hier einen kontrollierten Einstieg. Aber der Ansatz hat eine strukturelle Grenze, die sich nicht konfigurieren lässt: ERP-Systeme sind auf operative Prozesse ausgelegt – Transaktionen, Materialflüsse, Bestellvorgänge. Eine Compliance-Logik auf Bestandteilebene, die automatisiert gegen Schadstoffgrenzwerte, Rezyklatquoten und Recyclingfähigkeitskriterien bewertet und daraus rechtssichere Dokumentation erzeugt, ist in der Regel kein Angebot eines ERP-Anbieters.

Dazu kommt ein strukturelles Timing-Problem: Der 12.08.26 ist sehr nah und die PPWR konkretisiert sich in den nächsten Jahren schrittweise durch delegierte Rechtsakte. ERP-Systeme entwickeln sich in langen Release-Zyklen. Was heute konfiguriert ist, ist morgen unter Umständen nicht mehr aktuell, ohne dass das System selbst eine Warnung ausgibt.

ERP bleibt eine wichtige Datenquelle. Als primäres PPWR-System ist es für die meisten Industrieunternehmen allerdings strukturell unterdimensioniert.

Dedizierte Verpackungssoftware: Spezialisierung als Stärke und Grenze

Wer nach einer Lösung sucht, die ausschließlich auf Packaging ausgerichtet ist, findet im Markt spezialisierte Angebote. Verpackungsportfolios strukturiert verwalten, Recyclingfähigkeit bewerten, Materialspezifikationen zentral halten, Druckbilder definieren und Verpackungen optimieren – das beherrschen diese Systeme gut. Für Unternehmen, die nicht nur Compliance schaffen wollen für ihre Verpackungen, sondern Verpackungen wirklich optimieren möchten, kann das ein guter Ansatz sein.

Für Industrieunternehmen mit komplexer Lieferkette und gemischtem Portfolio zeigen sich dabei drei Schwachstellen:

1. Die Integration in bestehende ERP-Landschaften und Produktdatensysteme ist oft aufwendiger als bei Plattformen, die von Anfang an auf Systemanbindung ausgelegt wurden.
2. Der Scope bleibt eng: Wer nach der PPWR auch den digitalen Produktpass, PFAS-Nachweise oder andere produktbezogene Regularien angehen muss, wird mit einer reinen Verpackungslösung nicht weit kommen.
3. Die Software ist oft überdimensioniert, weil sie deutlich mehr anbietet als Compliance und daher auch erst kostenseitig gerechtfertigt werden muss.

Für Unternehmen, die Verpackungen optimieren, für den kann eine dedizierte Verpackungssoftware sinnvoll sein. Wer PPWR als Compliance sieht, ist hier häufig nicht an der richtigen Stelle.

Plattformbasierte Lösungen für Produkt- und Nachhaltigkeits-Compliance: PPWR als erster Schritt

Der vierte Ansatz denkt die Fragestellung anders. Nicht: Wie bilde ich PPWR in meinem bestehenden System ab? Sondern: Welche Infrastruktur brauche ich, wenn PPWR der Anfang und nicht das Ende meiner Produktverantwortung ist?

Was diesen Ansatz von reinen Verpackungslösungen, ERP und Excel unterscheidet, ist nicht die Tiefe für PPWR, sondern die Architektur dahinter: Die Plattform ist so aufgebaut, dass sie über PPWR hinauswächst, zu weiteren produktbezogenen Anforderungen wie Product Carbon Footprint (PCF), DPP oder PFAS-Nachweisen. Und sie setzt keine saubere Datenausgangslage voraus. Wer Verpackungsdaten heute über ERP, Excel und SharePoint verstreut hat, kann trotzdem starten: der Datenreifegrad wird sichtbar gemacht, nicht als Hürde behandelt. Die Anbindung an bestehende Plattformen und einfache Import- und Export-Funktionen sorgen dafür, dass vorhandene Daten genutzt werden, statt komplett neu anzufangen.

Tanso ist ein Beispiel für eine solche Plattform. Das PPWR-Modul bildet Verpackungen hierarchisch ab, von Artikeln über Verpackungseinheiten und ihre Bestandteile bis zu den zugehörigen Lieferanten, und bewertet jede Verpackung automatisch gegen die Anforderungen der PPWR. Konformitätserklärungen und technische Dokumentationen werden automatisch erzeugt, revisionssicher, auf Basis der hinterlegten Daten.

Was die Entscheidung wirklich bestimmt

Die Wahl des Ansatzes ist letztlich keine Frage der Funktionstiefe allein, sondern der Strategie. Wer PPWR als einmaliges Projekt behandelt, kommt mit einfacheren Mitteln weiter. Wer sie als Anfang begreift, als ersten Baustein eines Compliance-Managements, das in den nächsten Jahren wachsen wird, braucht eine Plattform, die das abbilden kann.

Für Unternehmen mit überschaubarem Portfolio und klar abgegrenztem Scope kann Excel oder ein ERP-Modul ausreichen, um den PPWR-Stichtag am 12. August 2026 zu überbrücken. Für mittelständische und große Industrieunternehmen, deren Verpackungsportfolio komplex ist und deren Datenbasis heute noch fragmentiert liegt, ist das der falsche Maßstab. Sie brauchen eine Lösung, die nicht beim ersten Audit-Zyklus an ihre Grenzen stößt.