EcoVadis effizient vorbereiten: So reduzieren Industrieunternehmen Aufwand und verbessern das Rating
EcoVadis hat sich in den letzten Jahren zu einem zentralen Baustein moderner Lieferketten entwickelt. Für viele Industrieunternehmen ist die Teilnahme an der Bewertung nicht nur eine Anforderung von OEMs oder Geschäftspartnern - sie ist der Einstieg in die strukturelle Auseinandersetzung mit ESG-Kennzahlen und Nachhaltigkeitskommunikation. Doch gerade für Unternehmen mit komplexen Strukturen stellt der Prozess oft einen erheblichen Aufwand dar.
Warum der Aufwand im EcoVadis-Prozess oft unterschätzt wird
Viele Unternehmen starten mit der Bearbeitung des EcoVadis-Fragebogens ohne klaren Plan und stoßen dabei schnell auf eine Reihe operativer Hürden. Die Datenerhebung erfolgt häufig manuell, was ohne geeignete Tools bis zu 60–70 Stunden in Anspruch nehmen kann - allein für die zentrale Koordination und Zusammenführung der Informationen in den ersten Berichtszyklen. Die eigentliche Datenbereitstellung durch die involvierten Fachabteilungen ist dabei noch nicht mit eingerechnet.
Auch die Zusammenarbeit gestaltet sich oft schwierig: Eine rollenbasierte Zuweisung, auditsichere Datenerhebung und die Wiederverwendung bereits vorhandener ESG-Daten sind in der Standardausführung des Prozesses nur sehr eingeschränkt möglich, was zu Mehraufwand, Medienbrüchen und erhöhtem Risiko bei der Nachvollziehbarkeit führt. Zusätzlich treten häufig Schwierigkeiten bei der Dokumentenverwaltung auf: Eingaben werden nur dann gewertet, wenn Bestimmungen zu Anzahl, Größe, und Formatierung von Dateien bei der Dokumentenverwaltung eingehalten werden.
Diese strukturellen Herausforderungen führen in der Praxis häufig zu redundanter Datenerhebung, Abstimmungsproblemen und nicht zuletzt zu Frustration im Team. Und damit zu einem deutlich höheren Aufwand, als eigentlich nötig wäre. Mit einem strukturierten, systemgestützten Vorgehen ließe sich der gesamte Prozess wesentlich effizienter gestalten.
So gelingt die Vorbereitung effizienter
1. Frühzeitig starten
Der Bearbeitungszeitraum kann sich über mehrere Wochen ziehen – besonders bei mehreren Beteiligten. Ein klarer Zeitplan und eine interne Zuständigkeit sind essenziell.
2. Offizielle Nachweise vorbereiten
EcoVadis akzeptiert nur Dokumente mit eindeutigem Unternehmensbezug – idealerweise mit Logo, Datum und Bezug zur Fragestellung. Interne Richtlinien, Codes of Conduct oder veröffentlichte ESG-Berichte eignen sich besonders.
3. Redundanzen erkennen und nutzen
Viele Inhalte im EcoVadis-Fragebogen überschneiden sich mit anderen ESG-Vorgaben, etwa der CSRD, PCF-Bilanzierung oder Nachhaltigkeitsberichten. Wer diese Daten zentral verfügbar macht, kann sie mehrfach verwenden – und spart dadurch wertvolle Zeit.
4. Zusammenarbeit ermöglichen
Statt per E-Mail zu koordinieren, sollte der Prozess über ein Tool erfolgen, das Zugriffsrechte, Aufgabenverteilung und Fortschritte transparent abbildet. Das reduziert Rückfragen und sorgt für mehr Übersicht.
Mit Tanso den Aufwand im EcoVadis-Prozess reduzieren
Als ESG-Plattform speziell für Industrieunternehmen bietet Tanso eine strukturierte Möglichkeit, den EcoVadis-Prozess effizient aufzusetzen:
- Einmal erfassen – mehrfach nutzen: Datenpunkte lassen sich in verschiedenen ESG-Kontexten wiederverwenden
- Rollenspezifische Aufgabenverteilung direkt im Tool, ohne Medienbrüche
- Zentrale Dokumentenbibliothek zur strukturierten Ablage und Wiederverwendung von Nachweisen
- Automatisch generierte Zusammenfassungen zur direkten Übertragung ins EcoVadis-Portal
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